Fra tid til anden har du sikkert brug for at arbejde i to eller flere regneark på en gang eller for at arbejde to vidt forskellige steder i det samme regneark. Begge dele kan nemt lade sig gøre ved hjælp af de indbyggede visningsfunktioner i Excel.

Arbejd to steder i samme regneark

Du kan opdele visningen af regnearket i flere ruder, både vandret og lodret, i programvinduet. På den måde kan du se ét celleområde i den ene rude og et andet celleområde et helt andet sted i regnearket i den anden rude.

Du opdeler programvinduet i to vandrette ruder ved at klikke på Opdeling-håndtaget øverst i den lodrette rulleskakt (markeret med rødt). Træk håndtaget nedad til vinduet er opdelt i to passende rudestørrelser, og træk så regnearket til den ønskede placering i de to ruder ved hjælp af rulleskakterne.

På samme måde kan du opdele programvinduet i to lodrette ruder ved at klikke på Opdeling-håndtaget yderst til højre i den vandrette rulleskakt nederst i programvinduet (markeret med rødt).

Du kan få en længere vandret rulleskakt ved at trække i Opdeling-håndtaget til venstre for den vandrette rulleskakt (markeret med mørkeblåt).

Du fjerner opdelingen igen ved at trække Opdeling-håndtagene tilbage på plads.

Fastfrys regnearket

Har du behov for at bibeholde kolonne- og rækkeoverskrifterne i regnearket, markerer du den første celle i regnearket, du ikke vil have fastlåst og vælger derefter Vis-fanen, klikker på Frys ruder-knappen i Vindue-gruppen og vælger Frys ruder. Så fastfryses rækkerne over og kolonnerne til venstre for den markerede celle.

Se flere regneark på en gang

Har du brug for at se f.eks. to regneark på en gang, åbner du de to regneark og klikker på Gendan vindue-knappen yderst til højre lige over Båndet. Når du kan se de to regneark i hvert sit vindue, klikker du på Vis-fanen | Arranger alle og vælger Side om side-feltet i Arranger vinduer-dialogboksen. Klik på OK-knappen.

Til dette skal du bruge DATO-funktionen i Excel, der returnerer antal dage mellem de to datoer, du angiver som parameter til funktionen. Men i langt de fleste tilfælde er du interesseret i at få oplyst alderen i antal år siden fødsel eller anskaffelse.

For at få dette skal du dividere antal dage med 365,25 (for at kompensere for skudår), men da du som oftest kun er interesseret i et helt antal år, bør du anvende HELTAL-funktionen til at afrunde den beregnede alder til et heltal.

Beregn alder til dato

Kender du fødsels- eller anskaffelsesdatoen for det, du skal beregne alderen af, anvender du DATO-funktionen til at finde antal dage mellem dags dato (der fås med I DAG-funktionen) og startdatoen. Dette tal dividerer du med 365,25 for at få antal år og afrunder så beregningen med HELTAL-funktionen.

I en celle i regnearket ser det således ud:

=HELTAL((IDAG()-DATO(2001; 5; 22))/365,25)

Du kan også erstatte den faktiske dato i DATO-funktionen med en cellereference til en datoformateret celle i regnearket. Er startdatoen angivet med årstallet i celle C7, måneden i D7, og datoen i E7, ser formlen således ud:

=HELTAL((IDAG()-DATO(C7; D7; E7))/365,25)

Beregn antal år mellem to datoer

Har du brug for at regne ud, hvor mange hele år der er mellem to datoer, kan beregningen se således ud, hvis du vil beregne antal hele år mellem 29. december 1964 og 22. maj 2001. Den nyeste dato skal stå først i beregningen.

=HELTAL((DATO(2001; 5; 22)-DATO(1964; 12; 29))/365,25)

Igen kan du udskifte de konkrete datoer med felter i regnearket.

Inden frustrationerne løber af med dig, så glæd dig over, at formellinjen fungerer på samme måde, som den plejer, og at du kan navigere rundt i regnearket med de genvejstaster, du altid har brugt.

Det samme gælder alle de gammelkendte Ctrl-genveje samt de fleste af Alt-genvejene. Her kan der dog være sket ændringer, som følge af den måde Excel anvender Alt-tasterne som genveje til funktioner på Båndet. Prøv en gang at trykke på Alt-tasten, og bemærk de skærmtips med genvejstaster, der åbnes over de enkelte faner, knapper og øvrige komponenter i Båndet.

Hvor finder jeg de mest almindelige funktioner?

Det bedste råd er, altid at starte din søgen på Startside-fanen. Den er designet til at indeholde 80 % af de funktioner, du oftest anvender i Excel. Alt fra de gamle Standard- og Formatering-værktøjslinjer er samlet her sammen med de nye guldværktøjer Betinget formatering, Formater som tabel og Celletypografier, som du med garanti kommer til at bruge til en masse.

Regnearksfunktionerne finder du på Formler-fanen

Har du brug for en bestemt regnearksfunktion, men kan du ikke huske dens præcise navn eller syntaks, kan du stadig åbne Indsæt funktion-dialogboksen ved at klikke på Indsæt funktion-knappen på Formellinjen. Men du kan også anvende Formler-fanen i Båndet, der giver et meget bedre overblik over de forskellige funktionstyper samt adgang til navnestyring og formelrevision.

Nogle ting er bare ikke dér, hvor de burde være

Selvom der er god logik i den måde, Båndet er opbygget på, når man først finder ud af det, er der et par overraskelser imellem for rutinerede Excel 2003-brugere.

Således befinder Pivottabel-funktionen sig ikke på Data-fanen, men på Indsæt-fanen, fordi det er noget, man sætter ind i regnearket.

Mange af funktionerne fra Indsæt-menuen i Excel 2003 finder du til højre på Startside-fanen i stedet for på Indsæt-fanen, sådan som du ellers ville forvente det – og det samme gælder funktionerne fra Format-menuen. De residerer nu også i højre side af Startside-fanen.

Hjælpen finder du øverst til højre over Båndet i form af en blå cirkel med et spørgsmålstegn i.

Jeg er stadig lost!

Kan du stadig ikke finde den funktion, du leder efter, så er der god hjælp at hente i den interaktive menu-guide, som du finder her:

http://office.microsoft.com/da-dk/outlook-help/learn-where-menu-and-toolbar-commands-are-in-office-2010-and-related-products-HA101794130.aspx

Klik på en funktion i den gamle menustruktur i Excel 2003, så får du at vide, hvor du finder den samme funktion i Excel 2010.

Hvis du nogensinde har oprettet to eller flere diagrammer i det samme regneark, ved du, hvor svært det kan være at få dem til at have nøjagtig samme størrelse og justering. De ender altid med at være uens på en eller anden måde eller ikke at stå helt på linje, uanset hvor dygtig en musedomptør du er.

Tilpas flere diagrammer på en gang

Løsningen er at markere de diagrammer, du ønsker skal have samme størrelse og justering og derefter højreklikke på et af de markerede diagrammer og vælge Størrelse og egenskaber i genvejsmenuen.

Nu åbnes Formater figur-dialogboksen med Størrelse-fanen åbnet. I Størrelse og rotation-gruppen kan du angive en højde og bredde på diagrammerne i de respektive felter. Når du klikker på Luk-knappen, får de markerede diagrammer nøjagtig samme størrelse.

Ønsker du at justere placeringen af diagrammerne, så de står på linje i regnearket, kan du derefter ændre justeringen på de markerede diagrammer ved at klikke på Formater-fanen under Tegnefunktioner-værktøjerne yderst til højre på Båndet og klikke på Juster-knappen i Arranger-gruppen.

På den måde kan du let sikre, at dine diagrammer får samme størrelse og justering i dit regneark.

Som standard medtager Microsoft Word – og de øvrige Office-programmer – ikke de fonte, du anvender i formateringen af dokumentet. De forudsættes at være installeret på computeren i forvejen, og er de ikke det, anvender Word en erstatningsfont, der ikke nødvendigvis ligner den font, du har anvendt.

Det betyder, at formateringen af dokumentet går fløjten med mindre du husker at medsende skrifttyperne til dem, der skal se eller udskrive dokumentet. Det kan være skæbnesvangert, hvis du f.eks. har sendt dokumentet til tryk hos et professionelt trykkeri.

Inkluder fontene

Heldigvis kan du få Word til automatiske at inkludere de fonte, der ikke er installereret som standard på Windows. Så slipper du for at skulle lede efter dem manuelt i Fonts-mappen i din Windows-installation.

Det gør du ved at klikke på Filer-knappen | Indstillinger. Så åbnes Word-indstillinger-dialogboksen.

Klik på Gem i navigationsruden til venstre, og markér Integrer skrifttyper i filen-feltet under Bevar pålideligheden, når dette dokument deles-gruppen.

Ud for Bevar pålideligheden, når dette dokument deles-gruppen kan du vælge om indstillingen skal gælde for det aktuelle dokument (ved at vælge filnavnet) eller for alle nye dokumenter ved at vælge Alle nye dokumenter i feltet.

Selv om du har slettet en mail, betyder det ikke, at den ikke længere tager plads op i din postkasse. Den er bare flyttet over i den særlige Slettet post-mappe. Glemmer du at tømme denne mappe med jævne mellemrum (ligesom du tømmer Papirkurven i Windows), hober de gamle, ubrugelige mails sig op i mappen.

Få Outlook til at tømme Slettet post automatisk

Vil du undgå dette, kan du sætte Outlook til at tømme Slettet post-mappen automatisk, hver gang du lukker Outlook. Det betyder selvfølgelig, at alle dine slettede mails er tabt for evigt, så snart du lukker Outlook, men hvor tit har du egentlig fisket en slettet mail op af mappen, længe efter du har slettet den. Nej, det er noget, man gør, lige så snart man har opdaget, at man fik slettet den ved en fejl.

For at slå denne funktion til klikker du på Filer-knappen | Indstillinger. Så åbnes Indstillinger for Outlook-dialogboksen. Her klikker du på Avanceret i navigationsruden til venstre og finder Start og afslut Outlook-gruppen i ruden til højre.

Vælg hvilken mappe, Outlook starter op i

Inden du klikker på OK-knappen kan du også lige vælge, om Outlook skal starte op i en anden mappe end Indbakken. Det kan være smart, hvis du vil starte dagen med at få overblik over dine møder og andre aftaler.

Vil du det, klikker du på Gennemse-knappen ud for Start Outlook i denne mappe-feltet og vælger Kalender i stedet for Indbakke. Så viser Outlook din Kalender som det første, når du starter programmet fremover.

Frem for bare at udlevere en almindelig uddelingskopi af din præsentation, sådan som mange har for vane, kan du nemlig i stedet vælge at udskrive en særlig version, hvor også dine noter til de enkelte dias kommer med på uddelingskopien – hvis du altså vel at mærke har skrevet nogle noter til de enkelte dias.

Anvender du dias uden punktopstillinger, bruger du sikkert allerede note-feltet til at skrive stikord eller manuskript til præsentationen. Men selvom du hører til den dovne type, der bare bruger punktopstillingerne på de enkelte dias som manuskript, kan det give god mening at bruge notatfeltet enten til yderligere detaljer eller links om det emne, de enkelte dias omhandler. Disse detaljer bør også komme dine tilhørere til gavn.

Indskriv noter

De fleste har sikkert fundet ud af, at de kan få mere skriveplads til noterne ved at trække den vanrette rudeadskillelsesbjælke under diasset opad. Så kan du se mere af note-feltet under det enkelte dias.

Men rent faktisk kan du også vælge en særlig visning, hvor du får masser af skriveplads til noterne. Den hedder Noter-visningen og vælges ved at klikke på Vis-fanen | Noter-knappen i Præsentationsvisninger-gruppen.

Uddelingskopi med noter

Vil du medtage noterne i din uddelingskopi af præsentationen, vælger du Filer-knappen | Udskrivning og klikker på Dias på hele siden-knappen. Vælg Noter i Udskriftlayout-galleriet, så udskrives noterne sammen med de enkelte dias.

Opret uddelingskopier i Word

Ønsker du at formatere noterne bedre, kan du oprette uddelingskopier i Word. Når præsentationen er eksporteret til Word, kan du bruge formateringsværktøjerne her til at gøre noterne mere overskuelige.

Det gør du ved at vælge Filer-knappen | Gem og send | Opret uddelingskopier. Klik på Opret uddelingskopier-knappen. Så oprettes et nyt Word-dokument, hvor diasset står øverst på hver side og noterne står nedenunder.

Selvfølgelig kan du scrolle rundt i et stort regneark ved hjælp af musen, men dels er det anstrengende for din musearm, og dels er det meget hurtigere at anvende genvejstasterne, især hvis du skal flytte dig meget langt i regnearket.

Fra celle til celle

Du kan flytte rundt mellem de enkelte celler i regnearket ved hjælp af pile-, Enter- og Tab-tasterne.

Mellem cellerne                         <Pil>-tasterne

Kolonne A                                     <Home>

Slut på linje                                   <End>

En celle til højre                          <Tab>

En celle til venstre                     <Shift> + <Tab>

En celle ned                                  <Enter>

En celle op                                    <Shift> + <Enter>

Navigation i samme regneark

Du kan rulle en ”skærmside” op eller ned i regnearket samt springe til den første og den sidste celle ved hjælp af PageUp-, PageDown-, Home- og End-tasterne. Endvidere kan du springe til en hvilken som helst celle ved hjælp af Gå til-kommandoen.

En ”side” op                                 <Page Up>

En ”side” ned                               <Page Down>

Celle A1                                          <Ctrl> + <Home>

Sidste celle med data               <Ctrl> + <End>

Gå til                                                <Ctrl> + <G> eller <F5>

Navigation i samme projektmappe

Du kan navigere rundt mellem de enkelte ark i regnearket ved hjælp af Ctrl+PageUp- eller PageDown-tasterne.

Næste ark                                     <Ctrl> + <Page Down>

Forrige ark                                    <Ctrl> + <Page Up>

Der er ikke noget mere ærgerligt end at komme til at sende et dokument med registrerede ændringer i til andre. Modtageren kan let gennemse ændringerne, og det afslører måske ligefrem uheldige detaljer om dokumentets tilblivelsesproces.

Har I brugt Registrer ændringer-funktionen i Microsoft Word, bør du altid sikre dig, at alle spor efter redigeringsprocessen er slettet, før du sender eller deler det med andre – med mindre de selvfølgelig skal deltage aktivt i redigeringen af dokumentet.

Ellers er det nemt for modtageren at slå Registrer ændringer-funktionen til igen og kigge dig og dit team efter i kortene.

Undersøg dokument

Så snart du anser dokumentet for færdigt, bør du derfor undersøge det for skjulte informationer og fjerne disse ved hjælp af Undersøg dokument-funktionen. Den finder du ved at klikke på Filer-knappen | Oplysninger-fanen, klikke på Kontroller, om der er problemer-knappen og vælge Undersøg dokument i menuen.

Så åbnes Dokumentinspektion-dialogboksen, hvor du klikker på Undersøg-knappen for at gennemgå dokumentet for skjulte oplysninger. Klik derefter på Fjern alle-knappen ud for Kommentarer, ændringer, versioner og anmærkninger for at fjerne alle spor af den redigeringsproces, dokumentet har gennemgået med Registrer ændringer slået til.

Bliv advaret om registrerede ændringer

Vil du sikre dig mod, at du får sendt et dokument med registrerede ændringer videre til andre, kan du med fordel slå Advar før udskrivning, lagring eller afsendelse af en fil, der indeholder registrerede ændringer eller kommentarer-funktionen til i Office Sikkerhedscenter.

Det gør du ved at klikke på Filer-knappen | Indstillinger. Så åbnes Word-indstillinger-dialogboksen. Her klikker du på Sikkerhedscenter og derefter på Indstillinger for sikkerhedscenter-knappen.

Nu åbnes Sikkerhedscenter-dialogboksen. Klik på Indstillinger for beskyttelse, og slå Advar før udskrivning, lagring eller afsendelse af en fil, der indeholder registrerede ændringer eller kommentarer-feltet til under Dokumentspecifikke indstillinger-gruppen.

Klik på OK-knapperne for at lukke alle åbne dialogbokse. Så åbnes der fremover en advarselsdialogboks, hver gang du forsøger at gemme et dokument, der ikke er blevet renset for spor efter Registrer ændringer-funktionen.

Fra Windows, Word og andre programmer er du sikkert vant til, at Ctrl+A vælger alt! Men helt sådan er det ikke fat i Excel. Læs artiklen, og forstå logikken bag!

Anvender du Ctrl+A i et regneark, markeres i første omgang de celler, der ”hænger sammen” med den celle i regnearket, du havde markeret, da du trykkede Ctrl+A. Disse ”sammenhængende” celler kaldes en region i regnearket.

Markér region

Har du således markeret celle A6, og der ikke står noget i celle A5, men noget i celle A7:A10, så markeres celleområdet A6:A10, når du trykker Ctrl+A på tastaturet.

Du kan med fordel anvende Ctrl+A til at markere en region, du vil formatere som en tabel ved hjælp af Formater som tabel-galleriet på Startside-fanen | Typografier.

Markér hele regnearket

Først når du trykker Ctrl+A igen, markeres hele regnearket. Du kan også markere hele regnearket ved at klikke på Markér alt-knappen øverst til venstre i regnearket, i det felt der er til venstre for kolonneoverskrifterne og lige over rækkeoverskrifterne.

Lange mailkonversationer har det med at blive meget uoverskuelige, selv med den særlige samtalevisning i Outlook. Desuden bidrager de dramatisk til postkassens størrelse, fordi hver eneste mail, ud over det nye den enkelte mail bidrager med i samtalen, også indeholder alle tidligere mails i samtalen. Vi klikker jo bare på Besvar alle-knappen, skriver det vi vil sige og sender mailen.

Ved hjælp af Ryd op i samtale-funktionen kan du få Outlook til at luse gevaldigt ud i mængden af mails i samtalen. Det gør funktionen ved at sammenligne hver eneste mail i samtalen. Hvis en given mail indeholder alle tidligere indlæg i samtalen, beholder Outlook denne og sletter alle tidligere mails. Derved sparer du både plads i din indbakke og beholder overblikket over konversationen. Mails med vedhæftede filer, slettes dog ikke.

Sådan rydder du op i samtalen

Du rydder op i en samtale ved at markere den i meddelelseslisten og derefter vælge Startside-fanen | Ryd op-knappen i Slet-gruppen og vælge Ryd op i samtale.

Så åbnes Ryd op i samtale-dialogboksen. Klik på Ryd op-knappen for at starte oprydningen. Et lille øjeblik efter har du kun de mails tilbage i samtalen, der indeholder alle tidligere mails, hvilket betyder, at de fleste samtaler reduceres til kun at indeholde den seneste mail i konversationen. Alle andre flyttes over i Slettet post-mappen, hvorfra du kan gendanne dem, hvis du fortryder.

Tilpas indstillingerne for oprydning

Du kan tilpasse indstillingerne for oprydningsfunktionen. Det gør du ved at klikke på Indstillinger-knappen i Ryd op i samtale-dialogboksen eller ved at vælge Filer-knappen | Indstillinger og klikke på Post i navigationsruden. Du finder indstillingerne i Oprydning af samtale-gruppen.

Ud over at bestemme hvilke mailtyper funktionen må fjerne, kan du vælge at flytte de slettede mails over i en særlig mappe. Så er der bedre styr på, hvilke mails der er blevet slettet fra samtalen.

Der er ikke noget så dejligt som at genbruge dias fra tidligere præsentationer. Det er bare at kopiere dem over og så slette de elementer på diasset, du ikke har brug for.

Men i stedet for at slette de grafiske elementer du ikke har brug for, kan du udnytte en funktion, der rent faktisk har været i PowerPoint siden 2007-versionen, men som de færreste kender. Den gør det muligt at fjerne visningen af de enkelte grafiske elementer på diasset. Så har du dem stadig lige ved hånden, hvis du får brug for at vise dem, næste gang du skal genbruge diasset.

Skjul et grafisk element

Du skjuler et grafisk element på et dias ved først at markere det med musen. Så åbnes Tegnefunktioner-værktøjet som en kontekstafhængig fane yderst til højre i Båndet.

Klik på Formater-fanen og derefter på Valgrude-knappen i Arranger-gruppen. Nu åbnes Markering og synlighed-opgaveruden til højre i PowerPoint-vinduet.

Ud for hvert grafisk element på diasset finder du en lille synlighedsknap med et øje-ikon på. Klik på knappen ud for det element, du ikke ønsker skal være synligt på diasset. Så forsvinder objektet fra diasset, men du kan let gøre det synligt igen ved at klikke på knappen ud for objektet i listen i Markering og synlighed-opgaveruden igen.

Har du behov for at skjule nogle beregninger for andre, der ser dit regneark, er det en god ide at lægge dem på et separat regneark i projektmappen og så skjule regnearket ved at højreklikke på arkfanen og vælge Skjul i genvejsmenuen.

Desværre er denne metode ikke speciel sikker, hvis du overlader regnearket til andre. Det er forholdsvist nemt at synliggøre regnearket igen, fordi Excel automatisk aktiverer Vis-kommandoen i genvejsmenuen, så snart der er et skjult regneark i projektmappen.

Hack projektmappen

Vil du skjule projektmappen mere effektivt end beskrevet ovenfor, kan du gøre det ved at lave et lille hack ved hjælp af den indbyggede editor til Microsoft Visual Basic. Det er slet ikke så svært, som det lyder.

1. Start med at åbne Microsoft Visual Basic fra den projektmappe, du vil skjule et regneark i. Det gør du ved at trykke Alt+F11.

2. I den øverste rude i Navigationsruden til venstre i Microsoft Visual Basic-vinduet klikker du på det regneark i projektmappen, du ønsker at skjule.

3. I den nederste rude klikker du på liste-knappen i Visible-feltet og vælger 2-xlSheetVeryHidden i menuen.

4. Vælg File-menuen | Close and return to Excel.

Nu lukkes Microsoft Visual Basic-vinduet, og de valgte regneark er skjult i projektmappen. Selv om du højreklikker på regneark, der ikke er skjult, får du ikke mulighed for at vælge Vis i genvejsmenuen.

Vis de skjulte ark igen

Den eneste måde du kan få vist de skjulte regneark på igen, er ved at åbne Microsoft Visual Basic-vinduet, markere det eller de skjulte ark i listen og vælge -1-xlSheetVisible i Visible-feltet. Når du lukker Microsoft Visual Basic-vinduet igen, er de skjulte ark synlige igen.

Andre kan selvfølgelig også åbne Microsoft Visual Basic-vinduet og foretage disse ændringer, men det kræver, at man kender lidt til de muligheder, Visual Basic giver i Excel.

Har du opdateret fra Office 2003 kan du snyde Word 2010 til at genbruge indstillingerne fra din gamle Normal.dot skabelon i Word 2003 ved at fuske lidt med skabelonfilerne.

Der kan ligge mange timers arbejde og tilpasninger gemt i standardskabelonen i Word. Derfor er det surt at miste alle sine tilpasninger, fordi man har opgraderet fra Word 2003 til 2010.

Heldigvis kan du tvinge Microsoft Word til at indlæse indstillingerne fra din gamle Normal.dot-skabelon ved at følgende nedenstående fremgangsmåde.

Genbrug din gamle Normal-skabelon

For at gøre dette skal du starte med at lukke Microsoft Word. Du kan ikke fifle med skabelonfilerne, så længe Word er åben. Så er skabelonfilerne nemlig skrivebeskyttet.

Så luk Word, og find den mappe på computeren, der indeholder dine skabeloner. Det gør du nemmest ved at åbne Windows Stifinder og skrive ”%appdata%\Microsoft\Templates” i adresselinjen.

I mappen finder du den gamle Normal.dot, der muligvis er omdøbt til Normal11.dot under opgraderingen. Sørg for, at filen hedder ”Normal.dot”, og find og flyt nu den nye ”Normal.dotm”-fil, der er det navn, standardskabelonen i Word 2010 gemmes under, til en anden mappe, hvor Word ikke kan se den.

Start nu Microsoft Word igen, og vent, mens programmet gendanner Normal.dotm. Da der ikke findes en eksisterende kopi af 2010-skabelonen, vil Word bruge indstillingerne fra ”Normal.dot”-skabelonfilen i stedet.

På den måde får du opdateret dine Word-indstillinger, så de ligner dem, du anvendte i Word 2003, både hvad angår sideopsætning, standardskrifttyper m.v.

Sikkerhedskopiér dine skabeloner

Når du nu har mappen med skabeloner åben i Windows Stifinder, er det en god ide at tage en kopi af alle skabelonerne og gemme dem et sikkert sted, hvor du altid kan finde dem igen, f.eks. på Windows SkyDrive.

Så har du altid en sikkerhedskopi liggende, hvis det skulle gå galt.

Du kan indtaste tal i eller ændre formatering af cellerne i flere regneark i en projektmappe på en gang ved at gruppere de ark, du ønsker at føje de samme informationer eller den samme formatering til, på en gang.

Når du har grupperet to eller flere regneark i en projektmappe, bliver alle indtastninger eller formateringsændringer, du foretager på de enkelte celler i et af regnearkene, automatisk duplikeret til de øvrige regneark i gruppen.

Denne funktion kan være smart at anvende, hvis du f.eks. vil opbygge en budget-projektmappe, hvor du har dit budget i det første ark og et ark med de realiserede tal som det andet ark. Mens du opbygger budgettet, kan du med fordel have grupperet Ark 1 og Ark 2, så de bliver helt ens. Når du er tilfreds med budgettet, ophæver du grupperingen og sletter tallene fra de celler på Ark 2, hvor du skal indtaste de realiserede tal, efterhånden som året skrider frem – men bibeholder række- og kolonneoverskrifter, formler og formatering af de øvrige celler i arket.

Gruppér ark

Du grupperer to eller flere ark i regnearket ved at holde Shift- eller Ctrl-tasten nede og klikke på arkfanerne for de ark, der skal grupperes. Som i Windows Stifinder anvender du Shift-tasten til at gruppere flere ark efter hinanden, og Ctrl-tasten hvis du vil udvælge separate ark, der ikke ligger lige efter hinanden.

Indtast data og formler

Når arkene er grupperet, bliver alt, hvad du skriver i det ene ark, automatisk overført til nøjagtig den samme celle i de øvrige ark i gruppen. Har du grupperet Ark2 og Ark3 og indtaster f.eks. ”Indkomster” i celle A1 på Ark2, vil der også stå ”Indkomster” i A1 på Ark3.

På samme måde kopieres formlerne på tværs af de grupperede ark. Cellereferencerne i de enkelte formler vil være de samme som i det ark, hvor du indtaster formlerne.

Formatering

Den formatering du vælger i cellerne på de enkelte ark, anvendes også i de tilsvarende celler i de øvrige ark i gruppen.

Ophæv gruppering

Du ophæver grupperingen af arkene ved at klikke på en arkfane, der ikke er med i gruppen eller ved at højreklikke på et ark i gruppen og vælge Opdel grupperede ark i genvejsmenuen.

Alt for ofte returnerer søgningen i Outlook langt flere resultater, end du har brug for – og så er du lige så dårligt stillet, som hvis du slet ikke havde søgt efter noget.

Du kan selvfølgelige anvende ”gåseøjne” omkring flere ord for at indikere, at du søger efter en sætning, men søgemotoren i Outlook kan langt meget mere end det. Her har vi samlet en række søgetips, der burde give dig bedre søgeresultater.

Hurtige dele gør det nemt at indsætte autotekster, som f.eks. signaturer og andre standardfraser, i dit dokument. Du kan også bruge den til at indsætte et felt, der f.eks. viser antal ord i dokumentet.

Hurtige dele gør det muligt at oprette, gemme og genfinde indholdselementer, der kan genbruges igen og igen i dine dokumenter. F.eks. autotekster, dokumentegenskaber som f.eks. titel og forfatter, samt felter som f.eks. dato, sidetal og lignende.

Opret autotekster 

Autotekster er tekststykker, som f.eks. din signatur, du kan bruge i flere dokumenter. Du kan oprette alle de autotekster, du har brug for.

Du opretter en autotekst ved først at skrive og formatere teksten, sådan som du ønsker at den skal se ud, hver gang du indsætter den i et dokument. Du kan også medtage billeder i din autotekst, så du kan f.eks. indscanne din underskrift, og indsætte den i forbindelse med din brevsignatur blot ved at vælge den i Hurtige dele-galleriet.

Når du har formateret teksten, som du ønsker, den skal se ud, markerer du den, vælger Indsæt-fanen | Hurtige dele-knappen i Tekst-gruppen og klikker på Gem markering i galleri over hurtige dele nederst i gallerimenuen. Så gemmes markeringen som en ny autotekst.

Indsæt autotekster

Du indsætter autotekster ved at placere Indsætningspunktet på det sted i dokumentet, hvor du vil indsætte tekststykket. Derefter klikker du på Indsæt-fanen | Hurtige dele-knappen i Tekst-gruppen og klikker på Autotekst i gallerimenuen.

Så åbnes en menu med de autotekster, du har definereret. Vælg den autotekst, du har brug for. Så indsættes den på Indsætningspunktets plads i dokumentet.

Angiv dokumentegenskaber

Du kan også anvende Hurtige dele til at angive dokumentegenskaber, som f.eks. forfatter, dato eller emne. Disse egenskaber vises i detaljeruden, når du markerer dokumentet i Windows Stifinder.

Markér den tekst, der skal anvendes som dokumentegenskab, f.eks. dit navn, og vælg den dokumentegenskab, der skal knyttes til den markerede tekst i Hurtige dele-galleriet.

Indsæt felter

Du kan også indsætte informationsfelter, som f.eks. viser antal ord i dokumentet eller datoen for dokumentets oprettelse, ved hjælp af Hurtige dele-galleriet.

Stream præsentationen på nettet

Du opretter forbindelse til streamning-tjenesten ved at vælge Filer-knappen | Gem og send | Transmittér diasshow. Så åbnes Transmitteret diasshow-dialogboksen, hvor du kan vælge streamning-tjeneste og klikke på Start udsendelse-knappen for at få et link til streaming-tjenesten, du kan dele med fjerndeltagerne. Første gang du bruger tjenesten, skal du oprette dig som bruger.

Klik på en af de tre delingsmetoder for at sende linket til fjerndeltagerne. Husk også at give deltagerne et telefonnummer til den telefon, der står i mødelokalet. Klik derefter på Start diasshow-knappen for at starte udsendelsen af diasshowet, og afvent, at fjerndeltagerne ringer ind til mødet.

Nu åbnes Udsendelse-fanen i PowerPoint, og du kan nu afvikle præsentationen for alle deltagerne. Når præsentationen er forbi, afslutter du udsendelsen ved at klikke på Afslut udsendelse-knappen i Udsendelsesvisning-informationsbjælken lige under Båndet.

Gem præsentationen som en video

Du kan også vælge at optage præsentationen via den indbyggede Optag diasshow-funktion og så gemme den som en videofil, deltagerne kan se via et link til YouTube eller jeres hjemmeside.

Start med at optage præsentationen ved at klikke på Diasshow-fanen | Optag diasshow-knappen i Konfigurer-gruppen.  Så kommer din speak med på alle dias.

Klik derefter på Filer-knappen | Gem og send | Opret en video, og vælg den ønskede optagekvalitet, og hvorvidt du ønsker at bruge de optagede tidsindstillinger eller vil køre med et fast interval mellem de enkelte diasskift.

Derefter klikker du på Opret video-knappen og kan så uploade videoen på jeres egen hjemmeside eller til YouTube og sende linket til dem, du vil have til at se præsentationen.

Nogle gange er det nemmere at overskue en formel, hvis man kan se de faktiske værdier frem for nogle kryptiske cellereferencer – f.eks. hvis man vil regne formlen efter på sin lommeregner.

Vi har allerede skrevet om, hvordan du får vist formler i stedet for værdier i dit regneark ved at klikke på Vis formler-knappen i Datavalidering-gruppen på Formler-fanen.

Det er fint, hvis du vil sikre dig, at du har de rigtige formler stående i cellerne i regnearket.

Har jeg de rigtige tal i formlen?

Men hvad nu hvis du vil regne en formel efter på din lommeregner for at sikre dig, at formlen er korrekt eller for at finde fejlen i den.

Markerer du formlen i regnearket, vil du få en masse cellereferencer og skal så finde de faktiske værdier i de celler, der indgår i formlen.

Men du kan få vist værdierne for de enkelte cellereferencer, der indgår i formlen, ved først at vælge den celle du ønsker at regne efter. Derefter placerer du indsætningspunktet på formellinjen og trykker på F9-tasten på tastaturet.

Nu vises værdien af cellen i stedet for formlen. Tryk på Esc-tasten, og markér nu i stedet cellereferencerne i formlen, og tryk på F9-tasten igen. Så vises de aktuelle værdier frem for cellereferencerne i formlen. Nu er det meget lettere at regne formlen efter, fordi du ikke behøver finde værdierne i cellerne selv.

Tryk på Esc-tasten for at skifte tilbage til visningen af cellereferencerne i formlen.

Decembers vinder af en iPad er fundet. Susanne Holm fra Lars Jeppesen Tømrer- og Snedkermester A/S blev den heldige vinder.

Nu kan du sætte dit regneark direkte ind på din blog, på Facebook, på jeres intranet eller på jeres hjemmeside.

Har du brug for at give dine kollegaer, kunder eller andre samarbejdspartnere adgang til at bruge et af dine regneark, uden at de får adgang til selve regnearksfilen, kan du med fordel udnytte muligheden for at integrere regnearket på jeres intranet eller hjemmeside.

Det eneste det kræver, er, at du har gemt regnearket på Windows Live SkyDrive i en offentlig mappe. Så snart du har lagt regnearket op på SkyDrive, kan du hente et stykke programkode, der integrerer regnearket eller præsentationen på f.eks. jeres intranet.

Det eneste du skal gøre, er at kopiere koden fra SkyDrive og sætte den ind på en side på intranettet, så kan kollegaerne tilgå regnearket og arbejde med det direkte på siden i deres browserprogram.

1. Start med at oprette en mappe, og sæt rettighederne til Offentlig.

2. Træk et regneark over i mappen, og klik på Fortsæt-knappen for at overføre filen.

3. Klik på Mere-knappen, vælg Del og derefter Integrer i undermenuen.

4. Kopiér koden fra ruden, og indsæt den på den side på intranettet, hvor du vil have vist regnearket.

Microsoft har udgivet en række gratis udvidelser til Excel. To af de bedste er Chart Advisor til Excel 2007 og PowerPivot til Excel 2010.

Har du investeret i Microsoft Excel, giver Microsoft dig masser af gratis godbider, der øger din produktivitet, giver dig nye funktioner eller nye muligheder i dine regneark. Her er de to mest spændende, der er lige til at hente og installere.

Chart Advisor

Chart Advisor er et snedigt tilføjelsesprogram til Excel, der analyserer dit regneark og giver dig et bud på, hvordan du får skabt det mest informative diagram til at illustrere dit talsæt.

Programmets forslag er baseret på, hvilke data der findes i de enkelte rækker og kolonner i dit regneark. Desværre virker tilføjelsesprogrammet kun med Office 2007. Du kan hente det her: http://www.officelabs.com/projects/chartadvisor/Pages/default.aspx.

PowerPivot

Med Microsoft PowerPivot til Microsoft Excel 2010 kan du omdanne store mængder data i et regneark til forståelige og overskuelige informationer og få de svar, du har brug for i løbet af ingen tid.

PowerPivot kan håndtere talsæt, der er langt større, end Excel normalt kan (helt op til flere millioner rækker). PowerPivot kræver, at du har installeret Express-udgaven af Microsoft SQL Server 2008. Det er SQL Serveren, der leverer regnekraften og gør det muligt at integrere data fra flere kilder, herunder f.eks. jeres økonomisystem, andre regneark eller databaserapporter eller fra internettet.

Excel udvides med det særlige databasesprog DAX (Data Analysis Expressions), der gør det muligt at skrive databasekald, der kan hente data ind i dine regneark fra eksterne databaser og efterfølgende definere avancerede beregninger ved hjælp af intuitive udtryk.

Det lyder ret langhåret, men ved hjælp af PowerPivot er det nemt at undersøge, analysere og bygge rapporter uden at være afhængig af særlig specialviden. Alt kan klares fra Excel 2010 ved hjælp af de analyseværktøjer, du allerede kender.

PowerPivot dukker op som en ny fane yderst til højre i Båndet – og der følger et særligt program med til at bygge de forespørgsler, der skal levere data til din Pivottabel.

Du kan hente PowerPivot her: http://www.microsoft.com/downloads/da-dk/details.aspx?FamilyId=e081c894-e4ab-42df-8c87-4b99c1f3c49b&displaylang=da.

Nogle gange dukker skjulte celler ikke op, når du forsøger at få dem vist igen. Hvordan skal du så få dem frem?

Selvom du markerer naborækkerne eller -kolonnerne i regnearket og vælger Vis, kan du komme ud for, at indholdet i de skjulte celler ikke vises. Du kan godt se indholdet i Formellinjen, men i den eller de rækker eller kolonner der var skjult før, vises der ikke noget, ligesom række- eller kolonnenavnet også er forsvundet!

På billedet herover har anden række i regnearket været skjult, men efter du valgte at få vist rækken igen, er alt indholdet i rækken forsvundet.

Det kan skyldes, at cellehøjden eller -bredden på de skjulte celler oprindeligt var større end cellehøjden i de omgivne celler. Men har du tilpasset rækkehøjden eller -bredden på de omkringstående rækker eller kolonner, har du også tilpasset rækkehøjde- eller bredde på den eller de skjulte rækker og kolonner, fordi de var del af det celleområde, du har tilpasset højden eller bredden på.

Derfor skal du øge cellehøjden eller -bredden, så indholdet i de skjulte celler kan vises i højden, før de bliver synlige igen. Er der tale om en enkelt række eller kolonne, kan du let tilpasse højden eller bredden ved at dobbeltklikke på række- eller kolonneadskillelsen til den række eller kolonne, der kommer lige efter den gendannede række eller kolonne.

Omfatter det oprindeligt skjulte celleområde flere rækker- eller kolonner, og er der forskellig højde på de rækker eller kolonner, der indgår i celleområdet, skal der lidt mere manuelt arbejde til.

1. Start med at markere et celleområde omkring de tidligere skjulte rækker eller kolonner, eller tryk Ctrl+G, og indtast cellenavnet på den første celle i det celleområde, der ikke dukker indhold op i.

2. På Startside-fanen i Celler-gruppen klikker du på Celler-knappen, vælger Formater og derefter Tilpas rækkehøjde automatisk eller Tilpas kolonnebredde automatisk.

3. Nu vises den forsvundne information i cellerne.

Har du brug for flere kontaktinformationer om f.eks. en afsender af en mail, kan du hurtigt få adgang til dem via de nye kontaktkort i Outlook 2010.

Er vedkommende oprettet i dit adressekartotek eller som kontaktperson i det globale adressekartotek på jeres Exchange Server, kan du få hurtig adgang til alle kendte kontaktinformationer om vedkommende ved at holde musemarkøren over afsenderens navn i mailheaderen øverst i læseruden. Så åbnes et lille kontaktkort, der viser afsenderens tilgængelighed og indeholder en række genveje til de mest almindelige handlinger, du kan foretage dig i Outlook.

Klikker du på Mere-knappen nederst til højre i det lille kontaktkort, foldes kontaktkortet ud, så du også kan se de øvrige kontaktinformationer om vedkommende. Du får også adgang til en række genveje til de metoder og medier, du kan bruge til at få fat i den pågældende på. Du kan holde kontaktkortet åbent ved at klikke på den lille tegnestift til højre for Luk-knappen øverst til højre på kontaktkortet.

Kontaktkortet

Kortet består af tre faner: Kontaktperson, Organisation og Medlem af. På den første fane kan du se alle de kontaktinformationer, der er tilgængelig om vedkommende, på Organisation-fanen kan du se vedkommendes stilling og placering i jeres organisation, og hvis kontaktpersonen er en af dine kollegaer, kan du på Medlem af-fanen se de grupper, den pågældende er medlem af i jeres organisations it-infrastruktur.

Øverst på kontaktkortet lige under personens navn finder du genvejsknapper til at sende mails, starte en konversation på Commmunicator og foretage en opringning til vedkommende. Ring til-knappen indeholder genveje til alle kontaktpersonens telefonnumre. På den sidste knap finder du genveje til at planlægge et møde med vedkommende, føje pågældende til dine Kontaktpersoner-mappe i Outlook m.v.

Når først du har lært mulighederne i kontaktkortet at kende, bliver det hurtigt en nem genvej til at finde kontaktoplysninger om de personer, du udveksler mails med eller til at finde vedkommendes mail-adresse. Blot hold musemarkøren over den pågældendes navn, og klik på Send en e-mail-knappen på kontaktkortet, så åbnes en ny meddelelse til vedkommende, og alt hvad du så skal gøre er at skrive et emne og teksten i mailen og klikke på Send-knappen.

Har du brug for hurtigt at få afklaret et spørgsmål med dine kollegaer, kan du med fordel bruge et rundspørge i Outlook frem for at indkalde dem til et hurtigt møde.

Du kan spare rigtig mange afklaringsmøder ved at anvende responsknapperne i Outlook. Skal I blot mødes for at tage stilling til et simpelt spørgsmål, kan du lige så godt bede folk besvare spørgsmålet via en mail med responsknapper.

Sådan gør du

1. Opret en ny e-mail (Ctrl-Shift-M), og klik på Indstillinger-fanen. I Sporing-gruppen finder du knappen til at udføre simple afstemninger via Outlook.

2. Du kan selv oprette kategorier, hvis du er utilfreds med udvalget af svarmuligheder. Klik på Brugerdefineret i Brug responsknapper-menuen for at åbne Egenskaber-vinduet. I Brug knapper til afstemning-feltet indtaster du dine svarmuligheder adskilt med semikolon (;).

3. Når du modtager en e-mail med afstemning i, finder du knapperne til at afgive din stemme på Båndet. Du skal åbne e-mailen for at se knappen.

PANIK! Når Outlook starter op, er det eneste, du kan se, en meddelelse om, at dit mappesæt er beskadiget. Læs her, hvordan du får dine mails tilbage igen og reparerer postfilen med Reparationsværktøjet til Indbakke i Outlook.

Det kan være en hård nyser at stå med en Outlook, hvor der er opstået en fejl i den postmappe-fil, der holder styr på alle dine mails og aftaler – især hvis du kører med en almindelig POP3-mailkonto og henter alle dine mails ned fra mailserveren. Så er du pludselig i overhængende fare for at have mistet alle dine mails – eller i hvert fald dem du har modtaget, siden du foretog den sidste arkivering i indbakken… hvis det da er noget, du nogensinde har gjort!

Selvom det kan ligne den totale apokalypse, når mapperne i Outlook pludselig er tomme, så er hjælpen dog i langt de fleste tilfælde nær. Med Reparationsværktøj til Indbakke (Scanpst.exe) er det oftest muligt at løse problemer med filer med private mapper (.pst-filer). Tilsvarende findes der et Reparationsværktøj til Exchange-baserede mailkonti (Scanost.exe), der skal anvendes, hvis du henter mails fra en Exchange-mailkonto.

Alt hvad du skal gøre, er at søge efter Scanpst.exe fra Start-menuen eller finde din Microsoft Office-cd-rom frem. Her ligger Scanpst.exe i mappen med Office-filer.

Har du installeret Office 2010, er det ikke sikkert, at det er muligt at finde SCANPST ved at søge fra Start-menuen. I stedet finder du programmet her: <drev>:Program FilesMicrosoft OfficeOffice14.

1. Dobbeltklik på filen Scanpst.exe for at åbne Reparationsværktøj til Indbakke.

2. Skriv stien til filen med de private mapper (.pst-filen) og filnavnet, eller klik på Gennemse-knappen for at finde filen ved hjælp af filsystemet i Windows. Oftest har SCANPST dog fundet filen ud fra de oplysninger, den henter fra Outlook under opstarten.

3. Klik på Start-knappen. Nu scannes din PST-fil igennem, og i langt de fleste tilfælde vil programmet være i stand til at reparere postfilen.

Mødesvar-funktionen i Outlook 2010 gør det nemt hurtigt at oprette et møde på baggrund af en e-mail.

Nogle mails ender med at blive til møder, fordi man nu en gang diskuterer tingene bedre, når man er samlet i samme lokale frem for at føre diskussionen som en konversation via e-mails.
Tidligere skulle du oprette mødet i kalenderen og derefter vedhæfte den mail og øvrige baggrundsmateriale, der var brug for til mødet. Det kunne være lidt besværligt, og gik det lidt for stærkt, endte det oftest med, at den mail der initierede ideen til mødet, slet ikke blev vedhæftet.

Mødesvar

I Outlook 2010 er al det manuelle arbejde taget ud af processen. Alt hvad du skal gøre for at oprette et møde på baggrund af en mail, er at markere mailen i meddelelseslisten i Post-sektionen. Derefter klikker du på Mødesvar-knappen i Besvar-gruppen på Startside-fanen.

Så åbnes en ny mødeindkaldelse med meddelelsesteksten fra mailen i indholdsruden i mødeindkaldelsen. Som standard indkaldes alle deltager i mail-samtalen til mødet. Herefter er det en smal sag at finde et godt tidspunkt til mødet ved hjælp af planlægningsassistenten og de øvrige mødeindkaldelsesværktøjer, du har til rådighed i Outlook.

Ved hjælp af genvejsmenuen i navigationsruden i Opgaver-sektionen kan du dele opgavelister med andre brugere af den samme Exchange-server.

OBS: Dette tip kræver, at I anvender Exchange-server i jeres virksomhed!

Opgaver-sektionen i Outlook kan du bruge til at håndtere dine opgaver. Du kan oprette flere opgavelister, flytte opgaver rundt mellem listerne og endda gruppere listerne, for at skabe bedre overblik over dem. Du kan dele de enkelte opgavelister med dine kollegaer. Så kan alle følge med i, hvor langt I er nået med det pågældende projekt.

1. Du deler en opgaveliste med en eller flere andre brugere af en Exchange-server ved at højreklikke på den opgaveliste, du vil dele, i navigationsruden i Opgaver-sektionen. I genvejsmenuen vælger du Del opgaver.

2. Så åbnes en ny meddelelse med en invitation om at dele den pågældende opgaveliste på Exchange-serveren. Angiv modtagerens interne mailadresse i Til-feltet, og markér Modtageren kan tilføje, redigere og slette emner i denne opgaveliste-feltet, hvis modtageren må ændre, slette eller oprette nye opgaver i den delte opgaveliste.

3. Klik på Send-knappen for at sende invitationen til modtageren. Når modtageren har accepteret invitationen, kan både modtageren og du se, oprette og udføre opgaver på opgavelisten.

Henter du post fra flere mailkonti, og skulle den ene af dine mailkonti af en eller anden grund ikke svare, kan du slippe for at få en fejlmeddelelse om det, hver gang Outlook forsøger at hente post fra alle dine mailkonti.

Der er ikke noget mere irriterende, end når en af dine mailkonti ikke svarer. For hver gang Outlook opdaterer de postkasser, den håndterer for dig, får du en fejlmeddelelse, du skal klikke på OK-knappen på for at få til at forsvinde igen.

Men hvordan slipper du for, at du får den forstyrrende fejlmeddelelse igen og igen, lige så længe at der er problemer med en af dine mailkonti?

Send/Modtag-grupper

Løsningen på problemet finder du ved at tilpasse den Send/Modtag-gruppe, du anvender i Outlook. En Send/Modtag-gruppe definerer, hvilke mailkonti, kalendere og SharePoint-arbejdsområder Outlook henter informationer fra, samt hvilke RSS-kilder der hentes nyheder fra.

Du kan definere og anvende forskellige Send/Modtag-grupper, alt efter hvor du befinder dig. Er der f.eks. nogle SharePoint-arbejdsområder eller mailkonti, der kræver, du er på indersiden af virksomhedens firewall, for at du kan få adgang til dem, kan du oprette en “Ude”-Send/Modtag-gruppe, der undlader at opdatere disse. Så slipper du for at få irriterende fejlmeddelelser, når der ikke er forbindelse til alle de informationskilder, du har samlet i Outlook.

Du kan også tilpasse en eksisterende Send/Modtag-gruppe, så den midlertidigt ikke henter f.eks. post fra en bestemt mail-konto, f.eks. fordi mailserveren er nede, eller du befinder dig et sted, hvor du ikke kan oprette forbindelse til den. Det gør du blot ved at fjerne markeringen af den pågældende mailkonto i listen over mailkonti, der hører til den pågældende Send/Modtag-gruppe.

Når mailserveren for den pågældende mailkonto bliver tilgængelig igen, kan du slå hentning af post fra mailserveren til igen ved på ny at markere mailkontoen i listen. Så henter Outlook atter post fra mailkontoen, ganske som før den pågældende mailserver blev utilgængelig.

Sådan gør du

1. Klik på Send/modtag-fanen i Outlook 2010.

2. Klik på Send/modtag-grupper-knappen, og vælg Definer Send/modtag-grupper.

3. Markér Alle konti i listen til venstre, og klik på Rediger-knappen til højre i Send/modtag-grupper-dialogboksen.

4. Nu kan du se alle de mailkonti, SharePoint-arbejdsområder, kalendere og RSS-feeds, du henter informationer fra.

5. Klik på den mailkonto, der giver en fejlmeddelelse, og fjern markeringen af Medtag den valgte konto i denne gruppe-feltet.

6. Klik på OK-knapperne for at lukke dialogboksene og returnere til Outlook. Nu forsøger Outlook ikke længere at hente mail fra den konto, hvor der er serverproblemer.

Enten er en vedhæftet fil for stor, til at den kan sendes, eller også skal du sætte Outlook på “offline” og skifte POP3-konto på mailen.

Nogle gange kan du komme i den ulykkelige situation, at dine mails sidder fast i udbakken, f.eks. fordi en vedhæftet fil er så stor, at mailen rammer din internet- eller mailudbyders øvre grænse for hvor store mails, du må sende.

Hvordan du kan fjerne den mail, der hænger, afhænger af, hvorvidt Outlook er begyndt at sende mailen eller ej. Er den det, er mailen låst, og du kan ikke få lov at åbne den fra Udbakken og slette den vedhæftede fil eller få lov at slette hele mailen.

Kan du ikke åbne mailen

Oftest kan du ikke åbne mailen igen fra Udbakken, fordi Outlook siger, at den er ved at sende den.

Er det tilfældet, skal du først have Outlook til at holde op med at sende og modtage post. Det gøres lettest ved at vælge Filer-menuen | Arbejd Offline (Outlook 2007 og tidligere). I Outlook 2010 klikker du på Send/modtag-fanen og derefter på Arbejd offline-knappen.

Så slipper Outlook forbindelsen til internettet, og du kan nu få lov til at åbne mailen fra Udbakken eller trække den over i Kladder-mappen og skifte afsenderkonto eller slette den vedhæftede fil. Du kan også få lov at slette mailen, hvis det ikke hjælper noget at skifte konto. Når mailen er klar til at blive sendt igen, vælger du Filer-menuen | Arbejd Offline igen i Outlook 2007. I Outlook 2010 klikker du på Send/modtag-fanen og derefter på Arbejd offline-knappen.

Klik på Send/modtag-knappen. Så skulle mailen gerne ryge ud af systemet uden problemer.

Kan du åbne mailen

Kan du åbne mailen i Udbakken, er det en hel anden sag. Måske kan du hente og sende fra flere forskellige mailkonti og dermed forskellige udbydere. Prøv at skifte til en anden mailkonto, og se, om mailen kan sendes den vej igennem.

Kan den ikke det, er den eneste udvej at slette mailen og finde en anden måde at overføre filen på til modtageren, f.eks. via en FTP-server eller ved at lægge den op på din hjemmeside og sende linket til filen i mailen.

Du kan få meget bedre overblik over dine opgaver ved at få vist flere detaljer om hver enkelt opgave i Opgavelisten.

Har du brug for flere detaljer om dine opgaver, når de vises i opgavelisten nederst til højre i Post-sektionen i Outlook, kan du tilpasse visningen, så du får vist flere linjer pr. opgave. Derved får du bedre overblik over deadlines og andre detaljer for hver enkelt opgave.

1. Højreklik på Arrangeret efter-knappen, og vælg Brugerdefineret. Klik på Felter-knappen, og øg antallet af linjer i kompakt tilstand til to. Flyt Forfaldsdato-feltet op til fjerde position i Vis disse felter i følgende rækkefølge-listen.

2. Klik på OK-knapperne for at lukke alle dialogbokse, og højreklik igen på Arrangeret efter-knappen. Denne gang vælger du at sortere visningen efter kategorier. Som du kan se, er der to linjer til hver opgave.

3. Ved hjælp af den anden linje har du overblik over deadline for opgaven. Ønsker du at se flere detaljer om opgaven, kan du placere musemarkøren over opgaven og se flere oplysninger i skærmtippet, der åbnes efter et øjeblik.

Ved hjælp af genvejsmenuen i navigationsruden i Opgaver-sektionen kan du oprette flere opgavelister.

Opgaver-sektionen i Outlook kan du bruge til at håndtere dine opgaver. Du kan oprette nye opgavelister, flytte opgaver rundt mellem listerne og endda gruppere listerne for at skabe bedre overblik over dem.

1. Har du behov for at oprette en ny opgaveliste, f.eks. til et projekt eller for at samle opgaver af samme type, højreklikker du i Mine opgaver-ruden øverst i navigationsruden i Opgaver-sektionen til venstre i Outlook-vinduet og vælger Ny mappe. Så åbnes Opret ny mappe-dialogboksen.

2. Giv opgavelisten et sigende navn i Navn-feltet, i Mappen indeholder-feltet vælger du emnetypen Opgave-emner, og i Vælg, hvor mappen skal placeres-listen vælger du eventuelt en placering i det eksisterende opgavelistehierarki. Klik på OK-knappen for at oprette den nye opgaveliste.

3. Nu vises den nye opgaveliste i navigationsruden til venstre i Opgaver-sektionen.

Du kan udnævne enhver kollega, der anvender samme Exchange-server som dig til din stedfortræder.

Skal din kollega kunne tage over på din indbakke og din kalender, mens du f.eks. er på ferie, eller være med til at passe en fælles postkasse, som du har ansvaret for, kan du med fordel anvende stedfortræder-funktionen i Outlook. Det gør du ved at udnævne den kollega, du ønsker skal fungere som stedfortræder for dig.

1. Åbn Stedfortrædere-dialogboksen

For at udnævne en kollega til din stedfortræder, åbner du Stedfortrædere-dialogboksen. Det gøres ved at vælge Filer-knappen | Kontoindstillinger | Stedfortræderadgang.

2. Tilføj kollegaen

Klik nu på Tilføj-knappen. Så åbnes Tilføj brugere-dialogboksen, hvor du vælger den eller de brugere, du vil udnævne til stedfortrædere.

3. Tildel rettigheder til kollegaen

Nu kan du tildele læse-, forfatter- eller redaktør-rettigheder til de enkelte sektioner i Outlook. Når du har tildelt de fornødne rettigheder, klikker du på OK-knappen.

4. Styr på kalenderen

Du skal nu tage stilling til, hvem der må besvare mødeindkaldelser. Det mest relevante er at vælge Mine stedfortrædere og mig. Klik på OK-knappen for at afslutte udnævnelsen af stedfortrædere.

En velvalgt animationseffekt kan fremhæve vigtige detaljer i din præsentation. Men hvordan styrer du animationen helt præcist, og hvornår bliver det for meget?

Du finder animationsværktøjerne på Animationer-fanen i Båndet i PowerPoint 2007 og 2010. Herfra kan du vælge mellem et meget bredt udvalg af animationseffekter og styre, hvordan og hvornår animationerne skal afvikles på objekterne på diasset.

PowerPoint indeholder ikke blot et stort arsenal af animations- og diasovergangseffekter. Du har også mulighed for at styre animationerne meget præcist ved hjælp af Animationsruden.

Styr på effekterne

Afspiller du flere animationer lige efter hinanden på det samme dias, kan du have behov for at styre dine animationseffekter helt minutiøst. Det gøres ved at klikke på Animationsrude-knappen i Avanceret animation-gruppen på Animationer-fanen. Så åbnes Animationsrude-opgaveruden til højre i programvinduet.

Her kan du se hver enkelt animationseffekt, der anvendes på diasset i den rækkefølge, de afspilles. Så længe hver animation skal startes med et klik på musetasten, står animationseffekterne under hinanden i listen.

Vil du afspille en animationseffekt lige efter en anden, klikker du på Liste-knappen yderst til højre og vælger Start efter forrige på hver enkelt af de animationseffekter, der skal afspilles i rækkefølge. Så afspilles hver enkelt animationseffekt lige efter hinanden.

Vil du indsætte en lille tidsforsinkelse mellem animationerne, kan du med fordel vælge at se animationsruden som en tidslinje. Den lille, gule kasse inden i hver enkelt knap er det tidsinterval på tidslinjen, hvor den pågældende animation afspilles. Du kan trække i den gule kasse for at flytte tidspunktet for afspilning af effekten, så den passer ind i det animationsforløb, du har tænkt dig, på diasset.

Sådan styrer du effekterne

1. Hver animationseffekt på diasset har en ”knap” i Animationsrude-opgaveruden.

2. Skal en effekt afspilles efter en anden, klikker du på liste-knappen og vælger Start efter forrige.

3. For at indsætte en tidsforsinkelse mellem to animationseffekter, trækker du den gule kasse i ”animationsknappen” til den position på tidslinjen, hvor effekten skal afspilles.

4. Du kan også tilpasse længden af animationseffekten ved at trække i kanten på den gule kasse. I skærmtippet kan du se, nøjagtigt hvor længe effekten er om at blive afspillet.

Der er ikke noget så dejligt som at genbruge dias fra dine tidligere præsentationer i din nye præsentation – heller ikke selv om de skal modificeres en lille smule.

Men tit kan det være sin sag at skabe overblik over, hvad der kan genbruges fra en tidligere præsentation, samtidig med at du skal bibeholde overblikket over den nye præsentation, du er ved at bygge.

Det er her Genbrug dias-opgaveruden kommer til undsætning. Den gør det muligt at åbne en tidligere præsentation eller åbne et diasbibliotek på Microsoft Sharepoint og få vist samtlige dias – enten fra præsentationen eller diasbiblioteket – som miniaturer i opgaveruden.

Derved kan du hurtigt få overblik over, hvilke dias du kan genbruge, og du kan hente dem ind i din nye præsentation ved at højreklikke på diasset og vælge Indsæt dias.

Behold kildeformateringen

Når du sætter diasset ind i den nye præsentation, formateres det automatisk med det tema, du har valgt i den nye præsentation. Vil du undgå dette, klikker du på Bevar kildeformatering-feltet nederst i Genbrug dias-opgaveruden. Så bibeholder diasset den formatering, det havde i den tidligere præsentation. Det kan være smart, hvis du gerne vil beholde formatering og udseende af f.eks. diagrammer, SmartArts eller andre grafiske objekter, der styres af temaindstillingerne i PowerPoint.

Sådan gør du

1. På Startside-fanen klikker du på Nyt dias-knappen og vælger Genbrug dias.

2. Nu åbnes Genbrug dias-opgaveruden til højre i programvinduet. Klik på Gennemse-knappen, og vælg Find fil for at finde en gammel præsentation, eller Gennemse diasbibliotek for at åbne et diasbibliotek fra SharePoint.

3. Så åbnes den valgte præsentation eller det valgte diasbibliotek i ruden, og du kan du se en miniature af hvert enkelt dias. Højreklik på et dias, og vælg Indsæt dias for at sætte det ind i den nye præsentation. Markér Bevar kildeformatering-feltet nederst i opgaveruden for at bibeholde den oprindelige formatering på det eller de dias, du sætter ind fra den gamle præsentation.

I løbet af en præsentation spiller hjernens hukommelse en vigtig rolle i forståelsen af budskabet. Hvis dine præsentationer ikke hjælper tilhørernes hjerner med at få dit budskab ind på lystavlen, ender du med at spilde både din egen og deltagernes tid!

Det første, der sker, når tilhørerne ser og hører din præsentation, er, at den såkaldte sensoriske korttidshukommelse opfanger præsentationen. Det er den del af hjernen, der opfatter de syns- og andre sanseindtryk, vi får fra vores omgivelser. Kapaciteten er i princippet uendelig, men vi husker kun indtrykket i meget kort tid.

Sanseindtryk og andre oplevelser lagres i langtidshukommelsen. Den kan i princippet huske alt, hvad vi har oplevet i hele vores liv, og det er her, vi gerne vil have, at vores tilhørere husker det budskab, vores præsentation har.

Men hvad og hvor godt vi husker, det vi oplever, bestemmes af korttidshukommelsen. Den håndterer de ting, vi fokuserer på her og nu. Desværre er dens kapacitet yderst begrænset, og i praksis kan vi kun bearbejde maksimalt tre til fire ting ad gangen og helt optimalt kun én ting ad gangen.

Derfor kan man med rette kalde korttidshukommelsen for det nåleøje, de enkelte elementer i vores præsentation skal slippe igennem.

Præsentationer høres og ses!

Anvender du punktopstillinger i din præsentation, opstår der let en uheldig redundans, når tilhørerne forsøger at koordinere den tekst, der står på et dias, med det du står og siger.

Skaber du i stedet en sammenhæng, mellem det du viser, og det du siger, kan du øge chancerne for, at tilhørerne forstår og husker dit budskab bedre.

Det opnår du ved at udnytte, at vi primært forstår vores omverden gennem syns- og lydindtryk. Ved at bruge billeder der understøtter dit budskab og en kort, sigende overskrift på de enkelte dias, samtidig med at du fortæller de underliggende detaljer verbalt, øger du chancerne for, at tilhørerne forstår og husker din præsentation.

Derved registrerer korttidshukommelsen det, der bliver sagt, samtidig med at billederne giver noget visuelt at hæfte budskabet op på. Sørger du samtidig for at anvende et særligt diasdesign, hver gang du kommer til et nyt punkt i din disposition, bliver det samtidig nemmere for tilhørerne at opbygge en mental struktur, de kan hænge informationerne op på og derved øges chancerne for, at de bedre kan huske præsentationen bagefter.

Punktopstillede præsentationer præsenterer for mange informationer på én gang.

Hvor tit har du ikke taget dig selv i at sidde og være mere optaget af at finde rundt i punkterne på et dias i en præsentation end i at lytte til, hvad præsentatøren fortæller.

Den menneskelige hjerne er slet ikke gearet til at håndtere så meget ny viden på en gang! Ved at have flere budskaber på samme dias overfodres vores hjerne med for mange informationer.

Samtidig er der ikke nogen klar indikation af, hvilke dias der er de vigtigste, hvorfor det heller ikke er muligt for hjernen at strukturere de mange nye informationer. I stedet for at lytte efter bruger vi tid på at finde hoved og hale i de enkelte dias i præsentationen, og i hvad hele præsentationen i det hele taget går ud på.

Resultatet er, at vi stort set intet – eller kun meget lidt – husker af præsentationen bagefter.

Brug kun en overskrift og et billede

I stedet for at bruge punktopstillinger opnår du en meget større effekt ved kun at bruge en overskrift, der rummer det centrale budskab for det pågældende dias, og et billede der illustrerer budskabet.

En enkelt og ensartet opbygning af de enkelte dias hjælper også hjernen til at fokusere på budskabet, frem for at skulle tolke det øjnene ser og læser. Det gøres bedst ved at bruge velvalgte billeder, der understøtter dit budskab sammen med en kort, sigende overskrift på de enkelte dias.

Det sætter dog et noget større krav til billedvalg og kvaliteten af overskriften. Både billede og overskrift skal klart og letforståeligt understrege den pointe eller det budskab, der hører til det pågældende punkt (diasset) i præsentationen.

De manglende punktopstillinger tvinger samtidig tilhøreren til at lytte efter. De kan ikke bare døse hen og så lige følge med i præsentationen en gang imellem ved hurtigt at læse punkterne på hvert enkelt dias.

Er du kørt fast i de samme baggrunde, de samme figurer og de samme gamle tricks i dine præsentationer, så er der masser af gratis hjælp at hente på internettet!

Fra tid til anden synes du sikkert, at det kunne være rart med lidt nye baggrunde, nye figurer og nye billeder til dine præsentationer – også selv om det sjældent er de samme mennesker, der ser de forskellige præsentationer, du bygger. Du skal jo også selv kunne leve med dem, og nogle gange giver ny inspiration også nye måder at fortælle den samme gamle historie på.

Find nye baggrunde og skabeloner

Det første sted du sikkert leder efter nye elementer til dine præsentationer, er fra Backstage-visningen i PowerPoint eller på Office.com. Her har Microsoft samlet et sandt overflødighedshorn af billeder, baggrunde og skabeloner til PowerPoint. Problemet er bare, at det har alle andre også adgang til, så hvis du virkelig vil sikre dig, at du får skabt din helt egen, unikke præsentation, så er det nok ikke ved at hente en af de mange skabeloner fra Office Online.

Køb nye skabeloner

I stedet kan du købe nye præsentationsskabeloner fra firmaer, der lever af at bygge den slags. Dem findes der masser af på internettet, og priserne svinger fra omkring en halvtredser til et par hundrede kroner pr. skabelon.

De fleste steder får du en skabelon uden andet indhold end en diasmaster med en række forskellige layouts med en baggrund, nogle grafiske elementer og foruddefinerede typografier for de forskellige tekstelementer i skabelonen.

Vil du gå på indkøb på internettet efter din næste præsentation, kan du prøve nogle af de følgende sites, som f.eks. Powered Templates eller 123PPT.

Der findes også hjemmesider med gratis præsentationsskabeloner. Selvom udvalget er stort, er det oftest så som så med kreativiteten og mangfoldigheden. MEN de er GRATIS, og de fleste kan bruges med få tilpasninger.

Prøv for eksempel Templatewise, Brainy Betty eller Free PowerPoint Tempates.

Find nye baggrunde og andre billeder

Men så længe du køber dine skabeloner på nettet, kan du stadig risikere, at det vil være noget, dine tilhørere har set før eller kan genkende elementer i. Skal du skabe din egen helt unikke præsentation, er du nødt til at tage fat selv og skabe din egen diasmaster med baggrunde og andre grafiske elementer, du selv har sammensat.

Her kan du med fordel udnytte, at du kan finde tonsvis af gratis billeder på internettet og også masser af gratis PowerPoint-skabeloner blot ved at søge på Google eller Bing. Du kan også købe fotos og andre grafiske elementer fra f.eks. iStockPhoto eller hente billeder fra gratis fotobiblioteker. Muligheder er der nok af – kun din fantasi og færdigheder i PowerPoint sætter grænsen.

Microsoft har udgivet to geniale PowerPoint-udvidelser: Et der giver dig helt nye muligheder for at navigere i din præsentation, og et der gør det muligt at konvertere din PowerPoint-præsentation til f.eks. interaktive e-learning-sekvenser.

PPTPLEX

PPTPlex er et snedigt, lille udvidelsesprogram til PowerPoint, der gør det muligt at zoome ind og ud på et hvilket som helst dias i din præsentation og på den måde kunne springe rundt mellem de enkelte dias, så den sekventielle strøm af dias, som en PowerPoint-præsentation normalt er opbygget af, kan brydes – til gavn og glæde for dine tilhørere… og dig selv.

Det giver med andre ord en meget mere flydende måde at bevæge sig rundt i præsentationen på, og har du en touchskærm, kan du bevæge dig rundt i præsentationen ved at pege på de enkelte dias, der vises som en form for landkort i stedet for den normale sekventielle visning af de enkelte dias et efter et.

Du finder udvidelsesprogrammet her: http://www.officelabs.com/#pptplex.

Microsoft Producer for PowerPoint

Lidt i samme boldgade er Microsoft Producer for PowerPoint. Det er et tillægsprogram, der gør det muligt at skabe interaktive præsentationer og gør det lettere at integrere lyd, video og animationer i din præsentation. Du kan tilmed udgive præsentationen i en webbaseret version, folk kan se på internettet. Det er ideelt til at bygge små, simple e-learning-agtige præsentationer med, og faktisk bruger flere danske virksomheder i dag Producer til at producere netop intern e-learning med.

Har du Office 2007, er alt hvad du skal gøre, at hente og installere Producer fra programmets hjemmeside på http://www.microsoft.com/downloads/en/details.aspx?familyid=1b3c76d5-fc75-4f99-94bc-784919468e73&displaylang=en. Bruger du Office 2010, skal det være en 32-bit version, og du skal forbi http://www.microsoft.com/downloads/en/details.aspx?familyid=4033a84a-24c7-40b2-8783-d80ada33cff8&displaylang=en og hente Office Automation Runtime.

Med præsentationsvisningen får du overblik over din præsentation og skal ikke hele tiden skal stå og dreje hovedet for at se, hvor langt du er kommet.

Du kender det sikkert godt. Du slutter projektoren til din bærbare, dublerer skærmen og trykker på F5-tasten eller klikker på Diasshow-knappen nederst til højre i Visning-gruppen på Statuslinjen for at starte din præsentation.

Udnyt, at du har flere skærme!

Men prøv at tøve en kende, og udnyt, at du i stedet kan vælge at gøre projektoren til den sekundære skærm på din bærbare. Det tager lige et par sekunder længere, men fordelen er, at du kan udnytte den særlige præsentationsvisning i PowerPoint.

I præsentationsvisningen anvendes den ene skærm (din computerskærm) til at give et overblik over din præsentation og noterne til det aktuelle dias, og selve diasset vises i Diasshow-visning på den anden skærm (projektoren). Derved behøver du ikke stå og følge med på projektor-skærmen på væggen bag dig, men kan stå med front mod tilhørerne hele tiden og stadig følge med i din præsentation på din egen computerskærm, mens tilhørerne kan se dine dias på projektor- eller storskærmen.

1. Sæt projektoren op som sekundær skærm

Start med at slutte projektoren til skærmstikket på din bærbare. Derefter skal du højreklikke et tomt sted på Skrivebordet, vælge Skærmopløsning i genvejsmenuen og vælge at aktivere projektoren som sekundær skærm ved at højreklikke på skærmen og vælge Aktiver i genvejsmenuen – hvis det ikke sker automatisk. I Flere skærme-feltet vælger du Udvid skrivebordet til denne skærm og vælger en passende opløsning i Opløsning-feltet. Klik på OK-knappen for at anvende indstillingerne.

2. Anvend præsentationsvisning

For at anvende præsentationsvisningen når du vil vise din præsentation, skal du først vælge, at PowerPoint skal anvende præsentationsvisning og derefter indstille, hvilken skærm du vil anvende til at vise præsentationen, og hvilken skærm du vil have dine noter og overblik over præsentationen på.  Disse indstillinger finder du på Diasshow-fanen i Skærme-gruppen. Markér Brug præsentationsvisning-feltet, og klik på liste-knappen i Vis på-feltet, og vælg den sekundære skærm, altså din projektor- eller storskærm. Derefter kan du starte din præsentation!

Alt for mange præsentationer kvæler budskabet i uendelige punktopstillinger. Prøv i stedet at tænke anderledes, og opbyg ”mentale landskaber” over dit emneområde, så tilhørerne får et overblik i stedet for en endeløs række af detaljer.

Du vil så gerne have det hele med i din præsentation. Give tilhørerne alle detaljerne, så de bliver sat ordentligt ind i sagen. Hvordan gør du det? Ja, hvis du er som hovedparten af alle præsentatører, så overdænger du de sagesløse tilhørere med en sværm af dias fyldt med punktopstillinger!

Overblik frem for detalje

Men i stedet bør du fokusere på at give tilhørerne et overblik over emnet, INDEN du dykker ned i de mest interessante detaljer. Det gøres lettest ved at tegne en mental model over emneområdet i form af en tegning, der viser sammenhænge, modsætninger, processer eller hvad det nu er for et emne, du præsenterer.

Tegningen bliver så tilhørernes mentale model over emnet, og de har nu noget at støtte sig til, når du taler om detaljerne. Du kan med fordel hive modellen (tegningen) frem, hver gang du skifter fokus eller flytter dig til en ny del af emneområdet.

Vil du give tilhørerne det bedste udgangspunkt, er det vigtigt, at du opbygger den mentale model trin for trin foran tilhørerne. Selve opbygningen af modellen er nemlig en vigtig brik, for at tilhørerne kan strukturere emneområdet ordentligt i deres langtidshukommelse. Det giver nemlig en bedre forståelse af modellen at se den blive skabt fra bunden, frem for at du blot gennemgår den færdige tegning på et dias.

Brug animationsværktøjerne

Til at bygge den mentale model kan du med fordel anvende animationsværktøjerne i PowerPoint. Du finder animationsværktøjerne på Animationer-fanen i Båndet i PowerPoint 2007 og 2010. Herfra kan du vælge mellem et meget bredt udvalg af animationseffekter og styre, hvordan og hvornår animationerne skal afvikles på objekterne på diasset.

Selvom der er mange, meget effektfulde og “larmende” animationseffekter, er det en god ide at begrænse anvendelsen til nogle få og mere afdæmpede animationer – og ikke mikse for mange forskellige animationseffekter på det samme dias.

Er du ikke den store mester udi tegningens kunst, kan du med fordel anvende figurerne på Figur-knappen på Indsæt-fanen og Multimedieklip på samme fane til at bygge din illustration op med.

Start med at bygge hele illustrationen, og tilføj så animationseffekter til de enkelte elementer i illustrationen, så elementerne vises i den rækkefølge, du ønsker for at give tilhørerne den bedste forståelse af den mentale model.

1. Vælg det element, der skal animeres

Markér elementer, du vil føje en animationseffekt til, og klik på Mere-knappen i Animation-galleriet for at vælge effekten.

2. Tilpas animationseffekten

Ved hjælp af Indstillinger for effekt-knappen kan du tilpasse indstillingerne for den valgte effekt.

3. Få overblik med animationsruden

Vil du have et bedre overblik over animationen, kan du med fordel åbne Animationsruden ved at klikke på Animationsrude-knappen. Her kan du se de enkelte trin i animationen og skifte indstillinger for dem ved at markere dem i listen.

4. Hvordan skal animationen afvikles

Som standard skal du klikke på musetasten, hver gang du vil tilføje et nyt element til illustrationen. Det er smart, hvis du vil fortælle noget om hvert enkelt element, inden du går videre

5. Afspil præsentationen i ét stræk

Start efter forrige. Så vises hvert enkelt element lige efter hinanden.

6. Afprøv animationen

Afprøv animationen ved at klikke på Afspil-knappen øverst i Animationsrude-ruden. Du kan også klikke på Diasshow-knappen og se animationen, som tilhørerne kommer til at se den.

Ved hjælp af Diasmaster-visningen kan du tilpasse diasmasteren, som indeholder de elementer, der bliver vist på alle dias i din præsentation.

Et dias i en præsentation består af tre lag: Master-laget, Layout-laget og Dias-laget.

Master-laget indeholder de elementer, der findes på samtlige dias. Det vil sige, at alt hvad du lægger på Master-laget i form af grafik og tekster, kommer med på samtlige dias i præsentationen. Det er derfor her, du skal tilføje dit firmas logo og andre elementer, der skal gå igen på alle dias i præsentationen.

Layout-laget definerer designet af det enkelte dias. Det ligger ”oven på” masterlaget og bestemmer ”udseendet” af det dias, det er valgt for. Som standard findes der en række forskellige layouts i en præsentation, der hver især definerer forskellige opbygninger af diassene. De indstillinger du vælger på de enkelte diaslayouts, kommer til at gælde for de dias i din præsentation, du har valgt det pågældende layout til.

Dias-laget er det øverste lag. Det er her, du skriver den tekst og indsætter de billeder, der skal være på det enkelte dias.

Alle dias indeholder de elementer, der findes på masterlaget, og til hvert enkelt dias kan du vælge et layout, der bestemmer, hvordan de enkelte elementer på diasset er placeret.

Sådan tilpasser du diasmasteren

1.   Start med at åbne Diasmaster-fanen ved at klikke på Vis-fanen og derefter på Diasmaster-knappen i Præsentationsvisninger-gruppen på Vis-fanen. Fanen indeholder værktøjerne til at arbejde med diasmasteren og de layouts, præsentationen består af.

2.   I navigationsruden vises diasmasteren som det øverste, lidt større dias. De enkelte layouts vises indrykket som lidt mindre dias under diasmasteren. Du kan skifte mellem diasmasteren og de enkelte layouts ved at klikke på dem.

3.   Når du er færdig med at tilpasse diasmasteren og de tilhørende layouts, klikker du på Luk Diasmaster-knappen yderst til højre på Diasmaster-fanen. Nu kan du vælge mellem de forskellige layouts ved at højreklikke på diasset i Diasruden i Normal-visningen og vælge Layout, og så det layout, du vil anvende på diasset, i genvejsmenuen.

Nu kan du sætte din præsentation direkte ind på din blog, på Facebook, på jeres intranet eller på jeres hjemmeside.

Har du brug for at vise en præsentation på jeres intranet, hjemmeside, blog eller på f.eks. Facebook, uden at give dem der ser præsentationen adgang til selve PowerPoint-filen, kan du med fordel udnytte muligheden for at integrere præsentationen på jeres intranet eller hjemmeside.

For at kunne det, skal du have gemt præsentationen på Windows Live SkyDrive i en offentlig mappe. Så snart du har lagt den op på SkyDrive, kan du hente et stykke programkode, der integrerer præsentationen på f.eks. jeres intranet.

Derefter skal du kopiere koden fra SkyDrive og sætte den ind på den side, folk skal kunne tilgå præsentationen fra.

1.   Start med at oprette en mappe, og sæt rettighederne til Offentlig.

2.   Træk et regneark over i mappen, og klik på Fortsæt-knappen for at overføre filen.

3.   Klik på Mere-knappen, vælg Del og derefter Integrer i undermenuen.

4.   Kopiér koden fra ruden, og indsæt den på den side på intranettet, hvor du vil have vist regnearket.

Har du behov for at bytte om på rækker og kolonner i dit regneark, kan det klares ved hjælp af Indstillinger for Sæt ind-i-mærket.

Tidligere var det sin sag at bytte om på rækker og kolonner i et regneark, men i dag kan det klares forholdsvis enkelt ved først at kopiere det celleområde, du vil bytte om på rækker og kolonner i, sætte det ind igen et andet sted i regnearket og vælge Roter 180 grader i Indstillinger for Sæt ind-i-mærket.

Når du har byttet om på rækker og kolonner kan du klippe celleområdet ud igen og sætte det tilbage på den plads i regnearket, som det kom fra, efter du har slettet det oprindelige celleområde.

Desværre kan det ikke lade sig gøre at vende et celleområde, der er formateret som en tabel. Her skal du først fjerne tabelformateringen, før du kan bytte om på rækker og kolonner i celleområdet. Når du har gjort det, kan du formatere celleområdet som en tabel igen.

Sådan bytter du om på rækker og kolonner

1.   Markér celleområdet, og kopier det.

2.   Indsæt celleområdet et tomt sted i regnearket eller på et andet ark i projektmappen.

3.   Klik på Indstillinger for Sæt ind-i-mærket, og vælg Roter 180 grader i genvejsmenuen.

4.   Så byttes der om på rækker og kolonner. Slet det oprindelige celleområde, klip det nye celleområdet ud igen, og sæt det tilbage på plads.

Skal du have dine kollegaer til at fylde informationer ind i et regneark, du arbejder med, kan det være en god ide at låse regnearket, så kollegaerne kun kan udfylde de celler eller celleområder, hvor du har brug for deres informationer.

Ved at låse de celler i regnearket kollegaerne ikke skal taste noget ind i, sikrer du, at kollegaerne ikke ved et uheld kommer til at ændre på eller slette formler m.v. i regnearket.

Den hurtige løsning er at beskytte regnearket, men så kan kollegaerne ikke indtaste noget overhovedet. Skal de have mulighed for at taste noget ind i et bestemt celleområde og ikke kunne indtaste noget i andre celleområder, skal du først låse de celler, de ikke må taste noget ind i, før du beskytter regnearket.

Start med at låse alle celler op

Inden du begynder at udpege de områder, der ikke må kunne rettes i, skal du sikre dig, at alle celler i regnearket er låst op.

1.   Markér alle celler i regnearket ved at klikke på Markér alt-knappen øverst til venstre i regnearket.

2.   Klik på Skrifttype-dialogboksknappen nederst til højre i Skrifttype-gruppen på Startside-fanen.

3.   Nu åbnes Formater celler-dialogboksen. Klik på Beskyttelse-fanen, og fjern markeringen af Låst-feltet.

Lås derefter de celler, der ikke må skrives i

Derefter kan du begynde at låse de celleområder, du ikke vil have, kollegaerne skal kunne indtaste noget i.

1.   Markér celleområdet, der skal være låst, og klik på Skrifttype-dialogboksknappen nederst til højre i Skrifttype-gruppen på Startside-fanen.

2.   Klik på Beskyttelse-fanen, og markér Låst-feltet, og klik derefter på OK-knappen.

Beskyt regnearket

De celler dine kollegaer gerne må rette i, lader du være med at markere. Derved kan kollegaerne stadig indtaste informationer i dem, selvom du beskytter regnearket.

Det gør du ved at klikke på Gennemse-fanen og klikke på Beskyt ark- eller Beskyt projektmappe-knappen, alt efter om du vil beskytte hele projektmappen eller kun det aktuelle ark.

Nu åbnes Beskyt ark-dialogboksen. Markér, hvilke eventuelt andre handlinger end at indtaste data i cellerne du vil give kollegaerne lov til at udføre i Tillad alle dette regnearks brugere at-listen, angiv en adgangskode, og klik på OK-knappen for at beskytte arket. Gem projektmappen.

Nu kan der ikke skrives noget i de celleområder, du har markeret som låst. Kun i de celleområder der ikke er markeret som låst på Beskyttelse-fanen, er det muligt at skrive noget.

Ligesom i et Word-dokument, har du mulighed for at indsætte kommentarer i dit regneark på celleniveau. Men du har ikke de samme muligheder for at spore ændringer, som du har i Microsoft Word.

Microsoft Excel indeholder en simpel kommentarfunktion, der gør det muligt at indsætte kommentarer på celleniveau i dit regneark.

Opret en ny kommentar

Du kan enten markere den celle, du ønsker at indsætte kommentaren i og derefter vælge Gennemse-fanen | Ny kommentar eller højreklikke i cellen og vælge Indsæt kommentar i genvejsmenuen.

Så åbnes en lille gul rude, der ligner en Post-it-lap, hvor du kan indskrive din kommentar. Excel indsætter automatisk dit brugernavn, så andre der åbner regnearket, kan se, hvem der har skrevet kommentaren.

Læs kommentarer

Er der en lille, rød trekant i det øverste højre hjørne af en celle, er der nogen der har indsat en kommentar i cellen. Hold musemarkøren hen over den røde trekant, så åbnes kommentaren som et skærmtip.

Rediger kommentarer

Vil du redigere kommentaren, markerer du cellen, der indeholder den kommentar, du vil redigere og vælger Gennemse-fanen | Rediger kommentar-knappen.

Gennemgå alle kommentarer

Du kan gennemgå alle kommentarer i regnearket ved at klikke på Gennemse-fanen og klikke på Næste- eller Forrige-knappen. Så springer du automatisk til den næste eller forrige kommentar i regnearket.

Kopiér kommentaren med, når du kopierer en celle

Du kan kopiere kommentaren i en celle med, når du kopierer cellen. Start med at markere cellen eller celleområdet, og tryk Ctrl+C, som du plejer.

Når du indsætter kopien et andet sted i regnearket eller i et andet regneark, højreklikker du i den celle, hvor du vil indsætte den kopierede celle, eller hvor det kopierede celleområde skal starte, og vælger derefter Indsæt speciel | Sæt ind i genvejsmenuen.

Slet kommentar

Du kan slette en kommentar ved at markere den celle, kommentaren befinder sig i og vælge Gennemse-fanen | Slet kommentar.

Du kan samle beslægtede data i regnearket ved at gruppere dem. Du kan også bruge grupper til at skjule detaljer i regnearket og derved give bedre overblik over regnearket.

Har du brug for midlertidig at fjerne nogle detaljer i et regneark, f.eks. for at give bedre overblik, kan du med fordel anvende Grupper-funktionen.

Du kan gruppere både rækker og kolonner ved hjælp af Grupper-funktionen. Du kan let se omfanget af de enkelte grupper i regnearket ved hjælp af et sæt værktøjer, der åbnes til venstre for række- og over kolonnetitlerne.

Gruppér rækker

1.   Markér de kolonner eller rækker, du vil samle til en gruppe, og klik på Grupper-knappen i Disposition-gruppen på Data-fanen i Excel.

2.   Nu åbnes der et særligt grupperingsværktøj ud for de kolonner eller rækker, der indgår i gruppen. Klik på Minus-knappen for at folde gruppen sammen.

3.   For at folde alle grupper sammen, klikker du på 1-tallet i kolonnen eller rækken.

For at folde alle grupper ud igen, klikker du på 2-tallet ved siden af.

Når naborækker eller -kolonner skal i hver sin gruppe

Tilsvarende kan du gruppere kolonnerne i regnearket. Du skal dog være opmærksom på, at du ikke kan gruppere naborækker eller -kolonner i hver sin gruppe. Der skal som minimum være en række eller en kolonne mellem hver gruppe.

Skal to naborækker eller nabokolonner indgå i hver deres gruppe, skal du først indsætte en tom række eller kolonne mellem hver, før du kan gruppere dem.

Opbygger du din præsentation på samme måde, som da du skrev stil i skolen og mikser med de elementer, der anvendes i vandrehistorier, er du helt sikker på, at publikum kan huske budskabet i din præsentation – også længe efter de har hørt den.

Vi kender alle sammen et par stykker af slagsen, og der er sikkert en enkelt eller to, som vi rent faktisk tror, er rigtig, og som vi ikke anede, var en vandrehistorie – som f.eks. historien om nyretyvene eller om at onde voksne kom gift og barberblade i børnenes slik til Halloween.

Når du planlægger din præsentation, bør du opbygge den på sammen måde, som dengang, du skrev stil i skolen. Du starter med en indledning, der sætter scenen. Dernæst følger “kroppen”, der indeholder selve “handlingen”, og endelig kommer afslutningen, der giver løsningen eller sætter det hele i perspektiv. Brug eventuelt et dias i indledningen, der sætter scenen ved at illustrere udgangspunktet, den løsning du ønsker, og hvordan du vil komme frem til den. Så er scenen sat!

Vil du raffinere dette, kan du med fordel anvende de samme teknikker, som anvendes af vandrehistorier. De er studeret nøje af brødrene Chip og Dan Heath og er beskrevet indgående i bogen “Skabt til at klæbe”.

Kort sagt skal du, for at du er sikker på, at dit budskab fænger hos modtageren, sikre dig, at du tager højde for de fire elementer, enkelthed, uventethed, konkrethed og troværdighed, at du spiller på tilhørernes følelser, og at du opbygger præsentationen som en historie, tilhørerne kan relatere sig til.

Enkelhed!

Budskabet skal være enkelt og til at forstå. Du skal kort sagt skære ind til budskabets kerne, uden at den bliver til et plat slogan. Jo enklere, jo bedre – og jo hurtigere forstår tilhørerne pointen. Især er det vigtigt, at du ikke begraver pointen i dit budskab for langt inde i præsentationen. Tænk den som en avisartikel, hvor man altid kan læse hovedbudskabet i overskriften og får sat de vigtigste detaljer på plads allerede i manchetten.

Uventethed!

Når du disponerer din historie, er det vigtigt, at der er et vist element af uventethed i din fremlægning. Derved fanger du tilhørernes opmærksomhed. Og det skal helst ske inden for ganske få minutter, efter du er begyndt, ellers kobler tilhørerne fra.

Vær konkret!

Skal du give tilhørerne det bedste grundlag for at forstå og huske dit budskab længe efter, de har deltaget, skal du sikre dig, at dit budskab er så konkret som muligt. Det kan f.eks. gøres ved at relatere budskabet til ting, tilhørerne kender fra eller bruger i deres hverdag.

Virk troværdig!

Dit budskab skal være troværdigt, og der skal helst ikke være for mange løse ender eller fakta, der ikke virker troværdige. Og så skal du selvfølgelig opføre dig troværdigt som præsentatør, hvis du skal have folk til at tro på dit budskab.

Spil på følelserne!

Skal du have tilhørerne til at interessere sig for dit budskab, er du nødt til at gøre dem følelsesmæssigt engageret i budskabet. Det allerbedste er at lægge ud med det allerede fra starten af præsentationen. Dit budskab skal på en eller anden måde spille på tilhørernes følelser, og her taler vi ikke kun om medlidenhed. Det kan lige så godt være ærgerrighed.

Opbyg eller illustrer med historier!

Den bedste måde at formidle et budskab på og den bedste måde at sikre at du får de øvrige fem elementer med i din præsentation, er ved at opbygge præsentationen som en historie. Måske er den opdigtet til lejligheden, men allerbedst bliver den, hvis du selv eller andre har oplevet den i virkeligheden! Brug eventuelt flere historier undervejs, når du skal eksemplificere noget, men pas samtidig på med, at historierne ikke tager overhånd eller virker for kunstige i situationen. Balancen er hårfin og kan let kippe.

Har du behov for at skjule mellemregninger eller fortrolige oplysninger i dit regneark, før du præsenterer det for andre, så brug Skjul-funktionen i Excel. Den finder du ved at klikke på Formater-knappen på Startside-fanen i Excel.

1. Markér den eller de rækker eller kolonner, du vil skjule. Du kan kun skjule hele rækker eller hele kolonner, ikke bare et celleområde.

2. På Startside-fanen klikker du på Formater-knappen og vælger Skjul og vis, og derefter hvad det er, der skal skjules. Du kan også højreklikke på rækken eller kolonnen og vælge Skjul i genvejsmenuen.

3. Vil du skjule et ark i projektmappen, højreklikker du på arket i bunden af Excel-vinduet og vælger Skjul.

4. For at få vist den skjulte række eller kolonne igen, højreklikker du på række- eller kolonne-mellemrummet, hvor den skjulte række eller kolonne befinder sig og vælger Vis i genvejsmenuen.

5. For at få vist et skjult ark i projektmappen højreklikker du på ark-fanen før eller efter det skjulte ark og vælger Vis i genvejsmenuen.

Giver dine beregninger ikke det forventede resultat, kan det være sin sag at finde ud af, hvad der er årsagen til fejlen.

Har du brug for at fejlsøge dine formler, har Microsoft Excel en række forskellige hjælpemidler, der kan hjælpe dig med at finde fejlen i din formel.

Få overblik over cellereferencerne

Vil du have overblik over, hvilke celler der anvendes som cellereferencer i din formel, kan du markere cellen og trykke på F2-tasten. Så får hver enkel cellereference i formlen sin egen farve, og cellen der refereres til, bliver markeret med en ramme i samme farve som cellereferencen. På den måde er det let at se, om det er den rigtige celle, der refereres til. Ret den forkerte cellereference ved at trække den farvede ramme omkring cellen til den rigtige celle.

Se hvor tallene kommer fra

I Formelrevision-gruppen på Formler-fanen finder du værktøjer til at spore de celler, der indgår i en formel, eller hvilke formler en celle indgår i samt det særlige formelevalueringsværktøj.

Du kan få overblik over, hvilke celler der indgår i beregningen i en celle, og hvilke beregninger en celle indgår i, ved at markere cellen og klikke på Formler-fanen. I Formelrevision-gruppen kan du nu klikke på henholdsvis Spor forudgående-knappen for at se, hvilke celler der indgår i den formel, der er i den markerede celle eller klikke på Spor efterfølgende-knappen for at se, hvilke formler den markerede celle indgår i.

Du kan fjerne sporingspilene igen ved at klikke på Fjern pile-knappen.

Vis formler

Har du et regneark med mange formler i og ønsker et samlet overblik over dem uden at være nødt til at markere hver enkelt celle for at læse formlen i formellinjen, kan du klikke på Vis formler-knappen i Datavalidering-gruppen på Formler-fanen.

Så skiftes visningen i de celler, der indeholder formler, så du i stedet for at se resultatet får vist selve formlen i cellen. Derved kan du se samtlige formler i arket og måske ad den vej finde frem til den unøjagtighed eller fejl, du er på jagt efter.